O que acontece com os dados das suas sessões

Resolução CFP nº 01/2009: o que ela exige

A Resolução CFP nº 01/2009 torna obrigatório o registro documental dos serviços psicológicos. Em resumo:

• Conteúdo mínimo: identificação do usuário, avaliação da demanda e definição dos objetivos do trabalho, registro da evolução e dos procedimentos técnico-científicos adotados, e registro de encaminhamento ou encerramento.
• Sigilo: o registro documental, em papel ou informatizado, tem caráter sigiloso.
• Guarda: é responsabilidade da psicóloga ou do psicólogo e/ou da instituição. O prazo segue as regras do conselho profissional — não um número único para todo mundo.

O CFP fixa um piso de 5 anos a partir do último registro. Em estabelecimento de saúde, o Manual do CFP aponta 20 anos, com base na Lei 13.787/2018. Em atendimento de criança ou adolescente, os 5 anos não servem de parâmetro. Na dúvida, consulte o seu CRP antes de descartar. Leia: quanto tempo guardar o prontuário psicológico

Como a Clerkify ajuda — e o que continua com você

• A partir da gravação ou do Relato, a Clerkify gera rascunhos de evolução em modelos de prontuário como DAP, BIRP, SOAP ou evolução livre.
• Transcrição, documentos e áudio ficam organizados por atendimento e por paciente, dentro da sua conta.
• Registros ativos não expiram por prazo nem quando o plano muda. O que você exclui some da conta na hora e fica marcado para exclusão, como descrito na próxima seção.

A Clerkify é uma ferramenta. Quem responde perante o CFP pelo registro documental, pela revisão do conteúdo, pelo sigilo e pela guarda é a psicóloga ou o psicólogo. Usar a Clerkify não torna ninguém automaticamente “em conformidade” — e não afirmamos isso.

Retenção e exclusão: o que acontece com seus registros

• Sem exclusão por prazo dos registros ativos: atendimentos, transcrições, documentos e áudios visíveis na conta não têm data de expiração no sistema.
• Se você cancelar a assinatura ou deixar de pagar, a conta passa para o plano Grátis. Os limites do plano valem para novas gravações; ver e exportar o histórico continua disponível.
• Você pode excluir só o áudio de um atendimento: o arquivo some da Clerkify na hora; a transcrição, os documentos, o chat e o vínculo com o paciente permanecem.
• Em Configurações > Privacidade existe o ajuste “Não guardar o áudio”. Quando ele está ligado, a Clerkify exclui o arquivo de áudio das novas gravações depois que a transcrição e a geração da nota forem concluídas com sucesso.
• Quando você exclui um atendimento, um cadastro de paciente, o contexto profissional ou um comando, o item some da conta na hora e fica marcado para exclusão. Encerrar a conta desconecta na hora, cancela a assinatura e marca o conteúdo clínico para exclusão.
• Excluir “da Clerkify” não apaga na hora as cópias dos fornecedores. Cópias de segurança do armazenamento podem permanecer por até 7 dias antes da exclusão definitiva. Os provedores de transcrição, a OpenAI e o LangSmith podem manter cópias pelos prazos de retenção próprios.

O que não prometemos: a Clerkify não assume a guarda legal dos seus registros nem garante, em contrato, um prazo de retenção. Como a guarda é sua, exporte periodicamente os documentos que compõem o prontuário e mantenha-os no seu arquivo.

Onde os dados ficam

• Aplicação: roda no Google Cloud Run, na região us-central1 (Iowa, Estados Unidos).
• Áudios e arquivos gerados: Google Cloud Storage. Para baixar um áudio, o aplicativo confere que o arquivo é da sua conta e gera um link temporário assinado, válido por 15 minutos.
• Banco de dados (conta, pacientes, transcrições, documentos e conversas com a IA): MongoDB Atlas, serviço gerenciado de banco de dados.

Na prática, os dados — inclusive conteúdo relacionado à saúde — são tratados fora do Brasil. Essa transferência internacional está descrita na seção 8 da nossa Política de Privacidade.

Criptografia

• Em trânsito: o acesso à Clerkify é feito por HTTPS (TLS), e as conexões do nosso servidor com o banco de dados, o armazenamento e os fornecedores de IA também são criptografadas.
• Em repouso: o Google Cloud Storage criptografa todo arquivo antes de gravá-lo em disco, e o MongoDB Atlas criptografa o armazenamento do banco e dos snapshots (AES-256). As chaves são gerenciadas por esses provedores.
• Não há criptografia de ponta a ponta: para transcrever e gerar documentos, nossos servidores precisam ler o conteúdo.

Quem consegue ver suas sessões

• Você. No aplicativo, toda leitura de atendimentos, pacientes e documentos é filtrada pela conta logada. Não há compartilhamento entre contas nem contas de equipe.
• Nenhuma tela interna mostra o seu conteúdo. O aplicativo não tem painel administrativo de atendimentos, transcrições ou documentos. A única área interna é a de tickets de suporte, liberada só para e-mails listados na configuração do servidor, e ela mostra apenas o que você escreveu no ticket.
• Relatórios internos de produto usam contagens e metadados. Por exemplo: quando você avalia um documento como útil ou não útil, guardamos a origem do modelo de documento e a profissão — nunca o texto avaliado.
• Acesso técnico à infraestrutura: o banco de dados, o armazenamento de áudio e os registros de chamadas de IA (LangSmith, abaixo) só podem ser acessados com as credenciais de produção da Clerkify, guardadas como segredos de implantação. Quem tem essas credenciais consegue, tecnicamente, ler os dados.

IA: quem processa o conteúdo

Para transcrever e gerar documentos, o conteúdo das sessões sai do nosso servidor e passa por estes fornecedores (suboperadores). Conteúdo relacionado à saúde pode ser processado fora do Brasil.

• OpenAI — recebe transcrições, relatos, o seu contexto profissional e as mensagens do chat para gerar resumos, documentos, títulos e respostas.
• ElevenLabs — recebe o áudio das gravações (e o áudio de voz do Relato) e devolve a transcrição com identificação de falantes.
• LangSmith (LangChain) — ferramenta de monitoramento de IA. Em produção, cada chamada à OpenAI é registrada ali com a entrada (que inclui trechos da transcrição ou do relato) e a resposta, para depurarmos erros e avaliarmos a qualidade.
• Google Cloud — hospeda a aplicação e guarda áudios e arquivos gerados.
• MongoDB Atlas — banco de dados onde ficam transcrições, documentos e conversas.
• Recall.ai — só se você usar o bot de reuniões online. Ele entra na chamada (Zoom, Google Meet ou Teams), grava apenas o áudio, sem vídeo, e o copia para o nosso armazenamento. A retenção na Recall é limitada por configuração (padrão: 24 horas).

Pseudonimização: o que é trocado por marcadores antes do envio à IA

Antes do envio à OpenAI e ao LangSmith, a Clerkify substitui automaticamente por marcadores o nome do paciente ou cliente cadastrado e o da profissional ou do profissional, além de CPF, e-mails, telefones brasileiros e links de reunião (Google Meet, Zoom e Teams) nos formatos mais comuns (pseudonimização). A detecção é automática e pode não reconhecer todos os casos, como nomes escritos de forma diferente, nomes repetidos de outras pessoas ou números estrangeiros. O conteúdo clínico, o áudio, os anexos do chat, apelidos e nomes de outras pessoas não passam por essa substituição, e o texto continua sendo dado pessoal.

Stripe (pagamentos), Resend (e-mails transacionais), Meta Pixel e Firebase Analytics (medição nas páginas públicas, só depois do aceite no aviso de cookies) não recebem gravações, transcrições nem documentos. Google Agenda e Microsoft Outlook, quando conectados, leem títulos, horários, e-mails de participantes e links de reunião — não o áudio da sessão.

Treinamento de modelos

• A Clerkify não treina modelos de IA próprios e não usa o conteúdo das suas sessões para treinar modelos. Os conjuntos de avaliação de qualidade que usamos são sintéticos, não vêm de atendimentos reais.
• OpenAI: pela política de dados da API da OpenAI, o conteúdo enviado pela API não é usado para treinar os modelos dela, a menos que a conta opte por compartilhá-lo. A OpenAI mantém registros de monitoramento de abuso por até 30 dias, e as respostas geradas ficam armazenadas na OpenAI por pelo menos 30 dias, porque usamos o armazenamento de respostas da API.
• A ElevenLabs não usa o áudio enviado pelo Clerkify para treinar seus modelos.

Tudo o que a IA gera é rascunho: revise antes de incorporar ao prontuário.

Exportar prontuários, encerrar a conta e reembolso

Como os registros saem da Clerkify

• Documentos gerados (evolução, resumo e outros): download em PDF, um por vez ou todos os do atendimento em um único arquivo.
• Transcrição: download em TXT, com identificação de falantes e marcações de tempo.
• Áudio: download do arquivo de áudio do atendimento, enquanto ele ainda estiver na Clerkify.

Hoje a exportação é feita atendimento por atendimento; ainda não existe exportação da conta inteira em um único pacote. Se precisar de uma exportação completa, escreva para o nosso canal de contato.

Cancelar, encerrar e reembolso

• Cancelar a assinatura não apaga nada: a conta segue no plano Grátis, com o histórico acessível, até o fim do período já pago.
• Para encerrar a conta, use Excluir Conta em Configurações. Você é desconectado na hora, a assinatura é cancelada e o conteúdo clínico fica marcado para exclusão da Clerkify. Faturas ficam no Stripe, como exige a lei.
• Nos primeiros 7 dias após a contratação de um plano pago, você pode pedir o reembolso integral pelo suporte na plataforma. Cancelar no portal do Stripe só interrompe a renovação; o reembolso desses 7 dias é pedido pelo suporte, não pelo portal. Não há reembolso proporcional do período em curso depois disso. Detalhes na seção 9 dos Termos de Uso.
• A guarda do prontuário é sua, segundo as regras do conselho: exporte o que precisa manter antes de excluir a conta.

LGPD: papéis, base legal e direitos

• Você é a controladora ou o controlador dos dados dos seus pacientes. A Clerkify é operadora: trata esses dados em seu nome e segundo as suas instruções.
• Dados de saúde são dados pessoais sensíveis. A base legal é definida por você, como controlador; o art. 11 da LGPD prevê, entre outras hipóteses, o consentimento específico e destacado do titular, o cumprimento de obrigação legal ou regulatória e a tutela da saúde em procedimentos realizados por profissionais de saúde. Na dúvida, consulte o CRP ou assessoria jurídica. O aviso de gravação no aplicativo e o termo imprimível não substituem essa escolha.
• Seus pacientes têm os direitos do art. 18 da LGPD, como confirmação, acesso, correção, eliminação, portabilidade e revogação de consentimento. Em regra devem procurar você; a Clerkify colabora para que você possa responder.
• Nas páginas públicas, um aviso de cookies pede aceite antes de qualquer medição. Com o aceite, usamos cookies próprios de atribuição e, nessas páginas, Meta Pixel e Firebase Analytics. Nada disso roda no painel logado nem recebe gravações, transcrições ou prontuários. Dá para mudar a escolha pelo link Cookies no rodapé. Dentro do aplicativo, a Clerkify registra apenas eventos de uso próprios, guardados em nossos sistemas e sem compartilhamento com terceiros.
• A Clerkify não afirma certificação HIPAA nem qualquer selo de “conformidade LGPD”.

Canal de privacidade e proteção de dados: contato@clerkify.com.br

Aviso de gravação e termo para o paciente

Antes de cada gravação, o aplicativo pede que você confirme que o paciente foi informado. Isso é um aviso de gravação — não o consentimento LGPD coletado em nome do paciente, nem a base legal para tratar dados de saúde. Para documentar por escrito que a pessoa atendida foi informada da gravação e concordou com ela, preparamos um modelo que você pode imprimir ou salvar em PDF, adaptar ao consultório e arquivar com o prontuário.