Política de Privacidade

1. Introdução

Esta Política de Privacidade descreve como os dados pessoais são tratados no âmbito da plataforma Clerkify, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD).

2. Definição dos Papéis (LGPD)

A LGPD define dois papéis principais no tratamento de dados pessoais:

• Controlador — a profissional, o profissional ou a empresa cliente que utiliza a Clerkify. É quem decide por que e como os dados pessoais dos participantes são coletados e tratados.
• Operador — a Clerkify. Processa os dados pessoais exclusivamente em nome e sob as instruções do controlador.

3. Responsabilidade pelo Consentimento

De acordo com a LGPD, a responsabilidade de obter o consentimento dos titulares de dados (participantes das conversas gravadas ou relatadas) é do controlador — ou seja, de quem usa a Clerkify. Isso inclui:

• informar os participantes de que a conversa será gravada ou documentada, antes do início
• garantir que existe base legal válida para o tratamento dos dados (consentimento, legítimo interesse, execução de contrato, entre outras previstas na LGPD)
• atender solicitações dos titulares sobre acesso, correção ou exclusão de seus dados

A Clerkify não coleta consentimento dos participantes em nome do controlador e não se responsabiliza pela ausência de base legal para o tratamento realizado pelo cliente.

4. Dados Processados

No exercício de suas funções como operadora, a Clerkify pode processar:

• dados da conta da profissional ou do profissional (nome, e-mail, autenticação, inclusive login com Google e, se ativada, verificação em duas etapas)
• dados de identificação dos clientes ou pacientes do controlador, quando fornecidos (nome e, se informados, e-mail, telefone e anotações)
• gravações de áudio de atendimentos presenciais, arquivos enviados e reuniões online
• transcrições geradas a partir dessas gravações, com identificação de falantes
• resumos, documentos e arquivos gerados por IA a partir do atendimento
• histórico de conversas com a IA sobre o atendimento
• relatos (Briefing) em que a profissional ou o profissional descreve o atendimento sem gravar, inclusive áudio de voz usado na entrevista
• textos extraídos de documentos enviados (PDF, TXT ou Markdown) para contexto profissional ou comandos de IA
• dados de cobrança tratados pelo Stripe (assinatura, plano e uso de horas de gravação)
• respostas a pesquisas de produto enviadas por e-mail à profissional ou ao profissional (por exemplo, sobre a primeira gravação)
• dados técnicos de uso da plataforma e de origem de campanha nas páginas públicas

5. Finalidade do Tratamento

Os dados são tratados para:

• registrar, transcrever e organizar atendimentos e reuniões do controlador
• gerar resumos, documentos e respostas de chat com IA, e personalizar a IA com o contexto profissional informado
• cobrar planos, aplicar limites de uso e emitir comunicações transacionais
• prestar suporte e melhorar a segurança do serviço
• prevenir abuso, fraudes e uso indevido da plataforma
• cumprir obrigações legais aplicáveis

6. Bases Legais (art. 7º da LGPD)

O tratamento pela Clerkify, como operadora, ocorre sob as instruções do controlador. As bases mais comuns são:

• execução do contrato entre a Clerkify e o controlador, para prestar o serviço contratado
• legítimo interesse para segurança da plataforma, prevenção a abuso e melhoria do produto, sem uso de conteúdo de atendimento para publicidade
• consentimento, quando a relação entre o controlador e o titular o exigir — cabendo ao controlador obtê-lo

7. Suboperadores e compartilhamento

Para prestar o serviço, a Clerkify utiliza provedores que processam dados em nome dela. Os principais são:

• OpenAI — geração de texto (resumos, chat, títulos, Relato e onboarding)
• ElevenLabs — transcrição de fala para texto
• Stripe — pagamentos e gestão de assinatura
• Google Cloud — hospedagem da aplicação e armazenamento de arquivos (por exemplo, áudio)
• Recall.ai — bot que entra em reuniões online (Zoom, Google Meet, Teams) para capturar o áudio
• Meta Platforms — Pixel de medição de campanhas nas páginas públicas, quando ativo
• Tawk.to — widget de chat de suporte, quando ativo
• Resend — envio de e-mails transacionais (lembretes, convites e pesquisas de uso)

A Clerkify não vende dados pessoais.

8. Transferências internacionais

Parte do tratamento pode ocorrer fora do Brasil, porque provedores como OpenAI, ElevenLabs, Google Cloud, Recall.ai, Stripe, Meta e Resend operam em outros países. A Clerkify recorre a salvaguardas contratuais e técnicas usuais desses provedores. O conteúdo de atendimentos não é vendido nem usado para treinar modelos de publicidade da Clerkify.

9. Segurança

A Clerkify adota medidas técnicas e administrativas adequadas para proteger os dados contra acesso não autorizado, perda ou divulgação indevida, incluindo criptografia e controle de acesso. Nenhuma medida garante segurança absoluta.

10. Retenção de Dados

Gravações, transcrições, relatos e documentos ficam disponíveis enquanto forem necessários para o serviço e segundo as escolhas de retenção do controlador. Quando o controlador exclui um atendimento na plataforma, ele deixa de aparecer na conta (listas, busca e histórico), mas o áudio e os registros associados podem permanecer armazenados por um período operacional até a eliminação definitiva. O controlador pode solicitar a exclusão ou a anonimização efetiva dos dados a qualquer momento pelo canal de contato. Dados de conta e cobrança podem ser mantidos pelo prazo exigido por obrigações legais ou fiscais.

11. Direitos dos Titulares

Os titulares (participantes das conversas e demais pessoas cujos dados constem no atendimento) devem exercer os direitos do art. 18 da LGPD preferencialmente junto ao controlador. Isso inclui:

• confirmação da existência de tratamento
• acesso aos dados
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos
• portabilidade dos dados, observadas as regulamentações
• informação sobre entidades com as quais os dados foram compartilhados
• revogação do consentimento, quando essa for a base legal
• oposição a tratamento realizado com fundamento em legítimo interesse, quando cabível

A Clerkify colaborará com o controlador para atender essas solicitações quando aplicável.

12. Dados sensíveis e saúde

Profissionais de saúde (por exemplo, psicólogos e nutricionistas) podem gravar ou relatar conteúdo relacionado à saúde. Esse material exige cuidado reforçado. A Clerkify o processa como operadora, sob instruções do controlador, e não afirma certificação HIPAA nem qualquer selo de “conformidade LGPD”.

13. Crianças e adolescentes

A Clerkify não é dirigida a crianças. Se tomarmos ciência de dados irregularmente coletados de crianças, excluiremos ou solicitaremos ao controlador que os elimine.

14. Cookies e medição do site

Nas páginas públicas do site (home, blog e páginas institucionais) a Clerkify utiliza cookies próprios (first-party) para entender quais conteúdos levam à criação de contas. São registrados:

• um identificador aleatório gerado pelo próprio navegador, sem qualquer relação com o seu nome, e-mail ou dados de atendimento
• a página em que você chegou ao site e o domínio de origem (por exemplo, google.com)
• parâmetros de campanha (UTM), quando presentes no endereço

Esses cookies próprios têm validade de 90 dias e servem à medição agregada de marketing. Nenhum dado de atendimento, gravação, transcrição ou prontuário é usado para essa finalidade.

Além disso, quando configurados no ambiente de produção, as páginas públicas podem carregar:

• Meta Pixel (Meta Platforms), para medir o desempenho de campanhas. Esse recurso pode definir cookies de terceiros e enviar dados de navegação às plataformas da Meta
• um widget de chat de suporte (Tawk.to), que pode processar o conteúdo da conversa de suporte e dados técnicos do navegador

Essas ferramentas de terceiros não recebem gravações, transcrições ou prontuários. A Clerkify não vende essas informações para publicidade de terceiros. Se você criar uma conta, o registro de origem first-party pode ser associado à conta e excluído mediante solicitação.

15. Como exercer direitos e contato

Titulares devem, em regra, procurar o controlador (quem usou a Clerkify no atendimento). Controladores e titulares podem escrever para o canal abaixo. Podemos pedir informações para confirmar a identidade antes de atender o pedido. contato@clerkify.com.br.

16. Alterações

Esta Política pode ser atualizada periodicamente. A versão vigente fica em clerkify.com.br/privacy. Alterações relevantes serão comunicadas por meio da plataforma.