Política de Privacidade
Saiba como os dados são tratados na plataforma.
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1. Introdução
Esta Política de Privacidade descreve como os dados pessoais são tratados na plataforma Clerkify, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD).
2. Definição dos papéis (LGPD)
A LGPD define dois papéis principais no tratamento de dados pessoais:
- Controlador — quem usa a Clerkify: a profissional ou o profissional, ou a clínica ou empresa que contrata o serviço. É quem decide por que e como os dados pessoais dos participantes são coletados e tratados.
- Operador — a Clerkify. Processa os dados de pacientes e atendimentos em nome e sob as instruções do controlador. Nos dados da conta da profissional ou do profissional, nos registros de consentimento e aceite e nos registros de uso do aplicativo, a Clerkify atua como controladora (seção 6).
3. Responsabilidade pelo consentimento
De acordo com a LGPD, a responsabilidade de obter o consentimento dos titulares de dados (participantes das conversas gravadas ou relatadas) é do controlador — ou seja, de quem usa a Clerkify. Isso inclui:
- informar os participantes de que a conversa será gravada ou documentada, antes do início
- garantir que existe base legal válida para o tratamento dos dados (consentimento, legítimo interesse, execução de contrato, entre outras previstas na LGPD)
- atender solicitações dos titulares sobre acesso, correção ou exclusão de seus dados
A Clerkify não coleta consentimento dos participantes em nome do controlador e não se responsabiliza pela ausência de base legal para o tratamento realizado pelo cliente.
4. Dados processados
A Clerkify pode tratar os dados abaixo. Os dados de pacientes e atendimentos são tratados como operadora; os dados da conta, de consentimento e de uso do aplicativo, como controladora (seção 2):
- dados da conta da profissional ou do profissional (nome, e-mail, autenticação, inclusive login com Google e, se ativada, verificação em duas etapas; a data e as versões dos Termos e da Política de Privacidade aceitos na criação da conta; e, se informados, a logomarca da prática e os dados de identificação usados nos PDFs exportados — nome profissional, conselho e número de registro, endereço, telefone e e-mail)
- dias e horários habituais de atendimento, fuso horário e preferência de receber lembretes por e-mail, quando informados
- dados de calendário lidos quando a profissional ou o profissional conecta Google Agenda ou Microsoft Outlook: títulos dos eventos, horários, e-mails de participantes, links de reunião e os tokens de acesso (OAuth) da integração
- dados de identificação dos clientes ou pacientes do controlador, quando fornecidos (nome e, se informados, e-mail, telefone e anotações)
- gravações de áudio de atendimentos presenciais, arquivos enviados e reuniões online
- transcrições geradas a partir dessas gravações, com identificação de falantes
- resumos, documentos e arquivos gerados por IA a partir do atendimento
- histórico de conversas com a IA sobre o atendimento
- relatos (Briefing) em que a profissional ou o profissional descreve o atendimento sem gravar, inclusive áudio de voz usado na entrevista
- textos extraídos de documentos enviados (PDF, TXT ou Markdown) para contexto profissional ou comandos de IA
- dados de cobrança tratados pelo Stripe (assinatura, plano e uso de horas de gravação)
- mensagens de suporte enviadas pelo canal próprio (nome, e-mail, assunto e conteúdo do ticket, inclusive de visitantes sem conta)
- avaliações opcionais (útil/não útil) de documentos e respostas de IA, com metadados de origem e, se informado, um comentário curto — sem copiar o texto do documento ou da mensagem avaliada
- respostas a pesquisas de produto enviadas por e-mail à profissional ou ao profissional (por exemplo, sobre a primeira gravação)
- dados técnicos de uso da plataforma e de origem de campanha nas páginas públicas
- registros de uso do aplicativo: quais etapas da demonstração de boas-vindas você viu, iniciou, concluiu, pulou ou repetiu e quais botões dos primeiros passos (cadastrar o primeiro cliente, registrar o primeiro atendimento) você clicou, ligados ao seu identificador interno de conta, sem o conteúdo das suas notas nem dados de clientes ou pacientes
5. Finalidade do tratamento
Os dados são tratados para:
- registrar, transcrever e organizar atendimentos e reuniões do controlador
- gerar resumos, documentos e respostas de chat com IA, e personalizar a IA com o contexto profissional informado
- cobrar planos, aplicar limites de uso e emitir comunicações transacionais
- prestar suporte pelo canal próprio de tickets e melhorar a segurança do serviço
- melhorar a qualidade das saídas de IA a partir de avaliações opcionais e entender como o aplicativo é usado para melhorar a experiência de início, sem usar o conteúdo do atendimento para publicidade
- prevenir abuso, fraudes e uso indevido da plataforma
- cumprir obrigações legais aplicáveis
6. Bases legais (art. 7º da LGPD)
Nos dados de pacientes e atendimentos, a Clerkify atua como operadora, sob as instruções do controlador. Nos dados em que atua como controladora, as bases mais comuns são:
- execução do contrato entre a Clerkify e o controlador, para prestar o serviço contratado
- legítimo interesse para segurança da plataforma, prevenção a abuso e melhoria do produto, sem uso de conteúdo de atendimento para publicidade. Isso inclui os registros de uso do aplicativo, que a Clerkify trata como controladora e usa apenas para melhorar o produto. Você pode se opor a esse uso pelo contato@clerkify.com.br.
- consentimento, quando a relação entre o controlador e o titular o exigir — cabendo ao controlador obtê-lo
7. Suboperadores e compartilhamento
Para prestar o serviço, a Clerkify utiliza os seguintes provedores e integrações:
- OpenAI — geração de texto (resumos, chat, títulos, Relato e onboarding)
- ElevenLabs — transcrição de fala para texto
- LangSmith (LangChain) — monitoramento e qualidade das respostas de IA; recebe o conteúdo das solicitações e respostas de IA, que podem incluir transcrições e conteúdo clínico
- MongoDB Atlas — hospedagem do banco de dados com os dados da aplicação
- Stripe — pagamentos e gestão de assinatura
- Google Cloud — hospedagem da aplicação e armazenamento de arquivos (por exemplo, áudio)
- Recall.ai — bot que entra em reuniões online (Zoom, Google Meet, Teams) só para capturar o áudio; a mídia é copiada para o armazenamento da Clerkify e o Recall a retém por um período curto
- Google Agenda — integração opcional: a Clerkify lê títulos, horários, e-mails de participantes e links de reunião, e guarda os tokens de acesso da integração
- Microsoft (Graph / Outlook) — integração opcional: a Clerkify lê títulos, horários, e-mails de participantes e links de reunião, e guarda os tokens de acesso da integração
- Meta Platforms — Pixel de medição de campanhas só nas páginas públicas e só com o aceite no aviso de cookies
- Google (Firebase Analytics) — medição de visitas e cliques nas páginas públicas, só com o aceite no aviso de cookies
- Resend — envio de e-mails transacionais (confirmação de e-mail, recuperação de senha, lembretes de horário de atendimento, confirmações de tickets de suporte, convites e pesquisas de uso)
Antes do envio à OpenAI e ao LangSmith, a Clerkify substitui automaticamente por marcadores o nome do paciente ou cliente cadastrado e o da profissional ou do profissional, além de CPF, e-mails, telefones brasileiros e links de reunião (Google Meet, Zoom e Teams) nos formatos mais comuns (pseudonimização). A detecção é automática e pode não reconhecer todos os casos, como nomes escritos de forma diferente, nomes repetidos de outras pessoas ou números estrangeiros. O conteúdo clínico, o áudio, os anexos do chat, apelidos e nomes de outras pessoas não passam por essa substituição, e o texto continua sendo dado pessoal.
A Clerkify não vende dados pessoais.
8. Transferências internacionais
Parte do tratamento pode ocorrer fora do Brasil, porque provedores como OpenAI, ElevenLabs, LangSmith (LangChain), MongoDB Atlas, Google Cloud, Firebase Analytics, Recall.ai, Stripe, Meta, Resend e as integrações de calendário (Google e Microsoft) operam em outros países. O Recall.ai processa o áudio das reuniões online nos Estados Unidos (região us-west-2 usada em produção). A Clerkify recorre a salvaguardas contratuais e técnicas usuais desses provedores. O conteúdo de atendimentos não é vendido nem usado para treinar modelos de publicidade da Clerkify.
9. Segurança
A Clerkify adota medidas técnicas e administrativas adequadas para proteger os dados contra acesso não autorizado, perda ou divulgação indevida, incluindo criptografia e controle de acesso. Nenhuma medida garante segurança absoluta.
10. Retenção de dados
Gravações, transcrições, relatos e documentos ficam disponíveis enquanto forem necessários para o serviço e segundo as escolhas de retenção do controlador. O controlador pode excluir só o áudio de um atendimento: o arquivo de gravação é removido do armazenamento na hora; a transcrição, os documentos, o chat e o vínculo com o cliente permanecem. Um registro de auditoria (quem e quando, sem o conteúdo clínico) é mantido. Quando o controlador exclui um atendimento, um cadastro de cliente, o contexto profissional ou um comando na plataforma, o item some da conta na hora. O conteúdo e os arquivos associados ficam marcados para exclusão por um processo agendado. Encerrar a conta desconecta na hora, cancela a assinatura e marca o conteúdo clínico para exclusão. Cópias de segurança do armazenamento podem permanecer por até 7 dias antes da exclusão definitiva. Áudio de reuniões online capturado pelo bot é copiado para o armazenamento da Clerkify; o Recall o retém só por um período curto de transferência. O controlador pode solicitar a exclusão ou a anonimização efetiva dos dados a qualquer momento pelo canal de contato. Faturas e registros fiscais de cobrança permanecem no Stripe pelo prazo exigido por obrigações legais. Os registros de uso do aplicativo são apagados automaticamente após cerca de 13 meses.
A profissional ou o profissional pode escolher não guardar o áudio depois do processamento (ajuste “Não guardar o áudio”, em Configurações > Privacidade). Nesse caso, a Clerkify exclui o arquivo de áudio das novas gravações depois que a transcrição e a geração da nota forem concluídas com sucesso. Cópias de segurança do armazenamento podem permanecer por até 7 dias antes da exclusão definitiva. Os provedores de transcrição podem manter cópias pelos prazos de retenção próprios.
A OpenAI armazena as respostas de IA do lado dela como parte do serviço. O LangSmith guarda rastros (traces) das chamadas de IA, que podem incluir o conteúdo enviado e o gerado. Cada um retém esses dados conforme a política de retenção do próprio fornecedor.
11. Direitos dos titulares
Os titulares (participantes das conversas e demais pessoas cujos dados constem no atendimento) devem exercer os direitos do art. 18 da LGPD preferencialmente junto ao controlador. Isso inclui:
- confirmação da existência de tratamento
- acesso aos dados
- correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados
- anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos
- portabilidade dos dados, observadas as regulamentações
- informação sobre entidades com as quais os dados foram compartilhados
- revogação do consentimento, quando essa for a base legal
- oposição a tratamento realizado com fundamento em legítimo interesse, quando cabível
A Clerkify colaborará com o controlador para atender essas solicitações quando aplicável.
12. Dados sensíveis e saúde
Profissionais de saúde (por exemplo, psicólogos e nutricionistas) podem gravar ou relatar conteúdo relacionado à saúde. Esse material exige cuidado reforçado. A Clerkify o processa como operadora, sob instruções do controlador. Conteúdo relacionado à saúde pode ser processado por esses provedores de IA e de monitoramento fora do Brasil — em especial OpenAI, ElevenLabs e LangSmith. A Clerkify não afirma certificação HIPAA nem qualquer selo de “conformidade LGPD”.
13. Crianças e adolescentes
A Clerkify não é dirigida a crianças. Se tomarmos ciência de dados irregularmente coletados de crianças, excluiremos ou solicitaremos ao controlador que os elimine.
15. Como exercer direitos e contato
Titulares devem, em regra, procurar o controlador (quem usou a Clerkify no atendimento). Controladores e titulares podem escrever para o canal abaixo. Podemos pedir informações para confirmar a identidade antes de atender o pedido. contato@clerkify.com.br.
16. Alterações
Esta Política pode ser atualizada periodicamente. A versão vigente fica em clerkify.com.br/privacy. Alterações relevantes serão comunicadas por meio da plataforma.